Rodzaje dowodów
Zgodnie z przyjętymi postanowieniami zarówno ustaw podatkowych jak i ustawy o rachunkowości podstawą księgowania są dowody księgowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości dzielimy je na:
- dowody zewnętrzne obce,
- dowody zewnętrzne własne,
- dowody wewnętrzne.
Pierwsze ze wskazanych dotyczą faktury otrzymanych od kontrahentów (zakup). Natomiast jak sama nazwa wskazuje dowody zewnętrzne własne są to faktury sprzedaży przekazane klientowi. Dowodami wewnętrznymi natomiast nazywamy dokumenty wytworzone na własne potrzeby jednostki (lista płac, polecenie księgowania, przyjęcie zewnętrzne).
Faktury w obrocie gospodarczym
Podstawowym dokumentem używanym w obrocie gospodarczym jest faktura. W chwili obecnej regulacje z nimi związane stanowią materię ustawową, zarezerwowaną dla ustawy o podatku od towarów i usług (art. 106 i n.). Przepis art. 106e uVAT w sposób szczegółowy określa co powinna zawierać. Zaznaczyć należy, że jest to katalog zawierające ustawowe minimum, co oznacza, że faktura może zawierać dodatkowe elementy ponad te wymienione w w tym przepisie.
Ustawodawca wyróżnia również inne dokumenty takie jak faktura korygująca, nota korygująca, oraz duplikat.
Pierwsza z nich powinna zostać wystawiona w przypadku zaistnienia pomyłki w którymkolwiek z elementów faktury pierwotnej. Ponadto ustawodawca wskazuje, że taki dokument należy wystawić również w razie udzielenie obniżki w formie rabatu, opustów, zwrotów towaru czy też kwot należnych za towar czy usługę. Dokument ten wystawia sprzedający.
Drugi z wyżej wymienionych wystawiany jest wyłącznie przez nabywcę. W przypadku zaistnienia omyłki m.in w danych nabywcy, ale również innych elementach faktury oprócz danych związanych ze sprzedanym towarem lub usługą, stawką podatku, których poprawki zarezerwowano dla wcześniej opisanych faktur korygujących. Zaznaczyć należy, że mimo wymienienia tego dokumentu w niniejszym opracowniu nie ma on charakteru dowodu księgowego, poprawia on bowiem wyłącznie dane.
Trzecim dokumentem są duplikaty faktur. Sprzedawca zobowiązany jest do jego wystawienia w razie gdy faktura ulegnie zniszczeniu czy też zaginięciu. W takim przypadku na wniosek nabywcy, dostawca zobowiązany jest do wystawienia takiego dokumentu, który zawiera tożsame dane jak faktura pierwotna z zaznaczeniem, że jest to duplikat. Po wystawieniu faktury sprzedawca powinien wystawioną kopię duplikatu załaczyć pod kopię faktury sprzedaży z datą wydania.
Faktura pro forma
Często zdarza się, że przed otrzymaniem towaru dostawca wystawia fakturę pro forma. Jest to dokument mający cechy faktury właściwej i mimo, że zawiera wszystkie ustawowo wskazane elementy nie może stanowić dokumentu księgowego. Niestety po zmianach uchylających rozporządzenie w sprawie faktur, ustawodawca pozostawił dowolność w nomenklaturze takich dokumentów co często wprowadzania nabywców i księgowość w błąd. W zależności od systemu księgowego, faktury takie mogą nosić nazwę po prostu faktura pro forma, ale również faktura z dopiskiem bufor co nie jest już takie oczywiste dla osób niemających na codzień styczności z danym programem komputerowym.
Mimo rozbieżności interpretacyjnych Ministerstwo Finansów stwierdziło jednoznacznie, że faktury pro forma nie są podstawą księgowania mimo, że mogą zwierać wszystkie ustawowe elementy.