Z dniem 01 stycznia 2017, wszyscy podatnicy świadczący usługi lub dokonujący sprzedaży towarów na rzecz jednostek organizacyjnych lub zakładów budżetowych, zobowiązani będą uwzględniać dwa podmioty po stronie kupującej – tzn. nabywcę oraz odbiorcę.
Odbiorca a nabywca
Chcąc prawidłowo wystawić fakturę na jednostki organizacyjne albo zakłady budżetowe, dostawca musi najpierw zastanowić się, który z podmiotów jest odbiorcą usługi, a który nabywcą. Aby najłatwiej zobrazować kto jest kim, posłużymy się prostym przykładem:
Przedsiębiorca X, świadczył usługi odbioru kabli w Urzędzie Miejskim w Koszalinie. Po zakończonej usłudze, postanowił wystawić fakturę dokumentującą transakcję. W takim przypadku nabywcą usługi będzie Gmina Koszalin. Natomiast urząd miejski jako aparat gminy, umożliwiający jej prawidłowe wykonywanie obowiązków jest jej odbiorcą. Co istotne, to właście odbiorca ureguluję tę fakturę.
W sposób analogiczny należy określać wszystkie inne podmioty. W praktyce, wprowadzona regulacja może skomplikować prawidłowe ustalenie podmiotów biorących udział w transakcji z powodu dużej ilości podmiotów będących jednostkami organizacyjnymi bądź zakładami budżetowymi, bezpośrednio podlegającymi pod gminę, powiat lub województwo. Wiedząc o ewentualnych powiązaniach, zalecamy przed wystawieniem faktury poprosić podmiot, na rzecz którego świadczymy usługi lub dokonujemy dostaw towarów o dane na jakie powinna być wystawiona faktura. Takie działanie znacząco obniży ilość korekt, ewentualnie not korygujących.
Dane nabywcy a dane odbiorcy
Wystawcy faktur, muszą uważać na kolejne niebezpieczeństwo jakim jest zakres danych nabywcy i odbiorcy na wystawianym przez nich dokumencie.
W przypadku odbiorcy, a więc podmiotu, dla którego bezpośrednio świadczymy daną usługę będzie to:
- nazwa widniejąca w odpowiednim rejestrze przedsiębiorców np. Urząd Miejski w Koszalinie;
- adres, a więc ulica, miejscowość, kod pocztowy;
W odniesieniu do nabywcy, a więc od dnia 01 stycznia 2017 r. podatniku VAT, zakres informacji podawanych na fakturze obejmuje:
- nazwę – np. Gmina Koszalin;
- adres, który może pokrywać się z adresem odbiorcy;
- NIP
Różnicą w obu przypadkach jest NIP, który należy podać wyłącznie w przypadku nabywcy. Podając dane odbiorcy NIP-u podawać nie należy.
W załączeniu publikujemy przykładową fakturę odpowiednią do uwzględnienia zarówno danych nabywcy jak i odbiorcy.